2006年12月22日,省档案局副局长胡振荣在评查岳阳市中级法院档案工作时,看到中院档案库房近千平方米,库藏各类档案84119卷,制度健全、档案管理规范时说:“你们档案室有这么大的库房,这么多的案卷,却只有一名专职档案员管理,这真是难以想象”。
这名档案员就是徐燕萍同志。她是岳阳市中级法院正科级审判员,从1985年任专职档案员后,二十多年如一日,爱岗敬业,以强烈的事业心和高度的责任感在平凡的岗位上干出了不平凡的业绩,曾多次立功受奖。但她在荣誉面前,不居功不自傲,仍默默无闻地在档案员的岗位上勤奋工作着,以踏实的工作,过硬的本领,较高的档案管理水平赢得了省、市档案专家和同行的好评。特别是在2006年12月档案省特级达标考评中,市中级法院档案室以96分的高分通过验收,成为全省法院系统首家进入省特级的档案室。
一、严谨细致,努力提高档案质量
徐燕萍自干档案工作以来,始终保持着严谨的工作态度,高标准严要求,一丝不苟,对每一本案卷都严把质量关,对档案管理的每一个环节都做到细致入微,追求高质量。归档文件材料齐全、分类清楚、组卷合理、装订规范、整齐美观,库房中自1964年以来的84000余册档案无不凝结着她的心血。
徐燕萍严格要求自己,虚心向老档案请教。开始管理档案工作时,她买来一些有关档案管理方面的书籍认真学习,整理的学习笔记有几万字,逐使自己从一个档案工作的局外人成长成为了一名档案管理工作的行家。她对案卷管理非常严格,发现卷宗材料不齐全或先后顺序颠倒的档案就主动积极地与经办人员联系,及时帮助和指导他们补齐案卷,作好排列;发现用圆珠笔书写的材料,如判决书、会议记录等,她都要求用碳素墨水——重新抄写;移送归档的卷宗发现有钉书针,她都逐一拆散卷宗予以剔除;对于老档案,她发现在电脑配置之前制作的档案目录都是手写的,有些字迹潦草,很不美观,与近几年打印的目录放在一起不协调不统一,她便重新打印。这些一般人看来很烦琐的事情,她却从不嫌麻烦。
徐燕萍始终保持一种职业敏锐感,坚持把为审判服务放在首位。2004年4月,岳阳市公安局为追查逃犯急需查阅1992年存档的刘××故意伤害案,因存档时间较长,临时档案员一下子没有找到,公安同志十分失望。她主动上前,利用自己的经验进行判断,只花了几分钟就找到了卷宗并迅速为他们提供了复印、证明材料。
徐燕萍时刻坚持档案利用工作的原则和纪律,秉公用权。她认识到档案涉及案件机密,丝毫不敢怠懈,对案卷的调阅和利用,无任是生人熟人,还是领导一般同志都一视同仁,“不能查就是不能查”,“手续不齐,补好了再来”。她的原则性和保密观念是出了名的。一位办公室老主任为省麻烦直接找她查阅一个执行案件的案卷,她硬是拨通执行局长的电话经执行局长同意才给查阅。这些年来,她组织制订了一系列档案查阅,利用相关制度,摸索了一套完整的档案规范化管理规则。
二、开拓创新,做好档案开发利用
在做好档案室基础工作的同时,徐燕萍从1990年以来创造性开展了档案开发利用工作,大力开发档案信息资源,编篡各种档案专题汇编和参考资料。首先,她认真抓了检索工具的编制工作,将做好《全宗介绍》、《案卷目录》、《全宗内目录号编排一览表》、《归档文件目录》等检索工具外,她结合实际还建立了姓名、文件名检索索引,如:为便于查询诉讼档案,建立了犯罪嫌疑人姓氏笔画索引;为便于各类文件查询,建立了文件汇集;为便于机关人事任免档案查询,建立了机关干警人名索引。其次,她坚持开展档案编研工作,加强档案利用,每年均撰写岳阳中院组织机构沿革,并将1979年至2005年组织机构沿革装订成册,便于查阅利用;编制了全市法院主要业务工作基础数字汇编和大事记汇集,《创建优秀法院资料汇编》、《公正司法、一心为民教育活动资料汇编》等有特色的资料。第三,促进档案工作规范化、制度化建设。徐燕萍按照《档案法》和《湖南省档案管理条例》规定,编写了《文件材料归档制度》、《档案管理制度》、《保密制度》、《档案利用制度》、等十几项档案规范化管理制度,探索了档案管理的新思路,为中院档案管理晋升省特级打下坚实的基础。这些制度,同时纳入机关管理制度和目标管理考核,档案归档工作纳入案件质量考评工作中,进入干警绩效考核档案,与案件质效有关考核指标结合,作为评价干警办案水平、业务能力的重要指标。
徐燕萍积极推进档案工作的信息化建设。充分利用已建立的法院局域网系统,购置了专用档案管理软件。她对1965年以来的文书档案、诉讼档案、声像档案、科技档案全部进行了文件级目录录入,共录入16420条;对2002年以来的重要文书档案进行全文数据库管理,建立全文数据库共200余份。
她在局域网上将档案的有关规定和要求制成网页,供大家查询,以加强档案法、档案有关规定的宣传。
三、任劳任怨,甘做无名奉献者
由于历史原因,原市中院和地区中院两家的档案管理不统一,非常混乱。此时的档案室,桌上、地上成堆的档案。而对这样的情况,徐燕萍同志服从党组安排,工作毫无怨言。她将院档案室四次搬家后的档案按档案归类的规范要求,对每一册档案都亲手严格把关,对上万册不合格的档案进行修补整理。2000年中院机关整体搬迁,为使历年几万册的档案不发生错乱,不影响办案查阅档案,徐燕萍加班加点,晚上将每册档案取出,装进蛇皮袋内,一袋一袋编号,白天则指挥装车,运送档案。没有因为档案的转运而影响档案查阅。由于长时间在空气不流畅的档案库内的工作,档案中的细菌侵入了她的身体,全身皮肤红肿、骚庠,治疗了一个月才有好转。
在2006年档案室晋升省特级的工作中,徐燕萍对库房内档案一册册把关过目,又不分白天和晚上,没节假日,一头扎进档案库将几万册的档案重新整理及修补。期间适逢婆婆摔伤住院一个多月,急需陪护照顾,她一想到档案晋升评查的时间越来越紧,做好全家人的工作,得到了丈夫的理解和支持,没有请过一次假,反而放弃了许多休息时间,夜以继日,一心扑在档案工作上。
徐燕萍不是没动过换工作的念头,可是一看到那整齐排列的档案,一想到工作中的点滴成就,又舍不得走了。昔日同事调的调,走的走,唯有她始终如一地坚守着这块阵地,默默无闻地工作,三十出头到档案室,一干就是二十年,是档案工作这片沃土支撑着她的全部事业追求,支撑着她人生理想的蓝天。