法官办案的最后一个环节是案卷装订。案卷装订虽说在法院工作中没有审判执行那么重要，但却是一项不可或缺的工作环节。卷宗装订是司法活动的重要载体，是检验审判人员审判和执行活动准确性、合法性、严肃性的重要依据，案卷质量既反映司法水平，又体现司法作风。在实践中，笔者发现，案卷装订归档工作中存在一些不容忽视的问题，亟待改善。
一、存在问题
（一）卷宗材料及卷面不规范
1、存在的问题：①是法律文书、笔录纸和其他纸质证据等材料大小规格不一,而卷宗封面是A4规格，装订后的案卷存在长短和宽窄不一、横装和竖装混杂的情况，有的文字被钉在装订线以外；②是卷宗封面内容填写不全和不规范，有的对当事人名称填写不全，如将“xx有限责任公司”写为“xx有限公司”。有的错漏填写审判人员和书记员、案号、立案日期、结案日期、结案方式等内容，有的卷宗封面填写有涂改现象；③是装订的材料不符合要求，有的材料系用圆珠笔、铅笔、复写（未复印）制作；有的材料上的订书针、回行针、大头针没有清除；有的证据复印件复印不清晰，字迹难辨；有的证据材料未注明来源及证据复印件未注明与原件核对无异议。④是页码编写不规范不统一。不同的卷宗页码编写存在用钢笔、圆珠笔、铅笔编号，甚至混合编写的情况，有的材料双面有字反面却未编页；⑤有的将法律文书重复装订，有的案卷证据多却没有单立证据卷,不便于管理。⑥未装订备考表、材料袋，或者备考表上立卷人、检查人未签名、材料袋上未列明袋内材料明细等。
2、具体解决办法如下：①对于达不到A4纸大小的材料，可以采用粘贴、裁剪、复印的方法，在不影响材料内容完整性的前提下，使其靠右、下对齐的方式达到A4纸大小的标准；②填写卷宗封面内容时，不要照着原立案时的旧封面所载内容填写，而应对照结案文书所列的当事人名称、署名的合议庭成员姓名、案号、案由等内容填写。卷宗封面应用钢笔（黑色、蓝黑、碳素墨水）认真书写，字迹要工整，为了体现卷宗的严肃性，卷宗封面不要涂改。③卷内材料所附的回形针、大头针、钉书针一律要清理干净，不能带到卷内。④对于当事人提交的用圆珠笔、铅笔等书写的材料，一律要复印一份附后，并在原件上予以注明；⑤卷内页码可用铅笔编在每一页的右上角位置，双面有字的材料，反面也要编页码。目录中的页码不能使用铅笔书写，一定要用钢笔书写。有条件的单位可用页码机编印；⑥根据档案管理的要求，一本卷连面带底不能超过200页，对于超200页的卷宗，必须另行装订；⑦对于证据较多的案件，要另行装订证据卷，并且在卷宗封面上要注明“证据卷”。材料袋内放三份加盖院印的结案文书，要对袋内材料的名称、份数在材料袋封面上记录清楚。
（二）装订程序不严谨。
有的卷宗诉讼材料排列顺序有误，装订次序不统一，不符合《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的要求；案卷材料内容错误；经过二审后的一审案件卷宗中的二审材料未入卷，以致于不能如实反映整个诉讼进程；有的案卷退卷后无退卷函的送达回证。
解决办法：①从数字法院系统直接打印审判流程管理信息表；②在正卷内的诉状应为当事人提供的原件，有补充诉状的，应当附在诉状的后面；③大部分情况下，立案庭将案件分到各庭室时，就已将诉讼费票据放入案卷材料中，为了避免装订前票据的遗失，书记员应先将票据张贴在一张A4纸上，如存在诉讼费减免的情况，应将这一类材料按时间先后顺序放在一起。④对于邮寄、公告送达举证、应诉通知的案件，应将相关回单或者材料放在文书存根的后面。有些应诉、举证通知书是和传票一起送达的，在存根上应当注明：“送达回证附在传票后”。⑤对当事人提交的身份证复印件、执业证复印件，整卷时要在该材料上予以注明：“核对与原件无异”的字样。应按先原告后被告的顺序将身份证、授权委托书、公函依次装订。对于庭前缺少身份证明的当事人，书记员在庭审笔录中应当记录清楚，做到心中有数，庭后应当及时催促当事人补交。⑥对于保全的材料，应先按申请书、保全裁定等时间发展顺序整理装订。冻结、查封材料要分类按存根、回执的顺序整理；结案的裁判文书有且只能有一份入卷，并且要求是双面打印的版本，原稿只能入副卷；对于经过二审的案件，在上级法院退回案卷后，应当将案卷拆掉，重新制作目录，在卷内按顺序加装上诉状、报送上诉案件移送函、二审文书、二审退卷函。除了机要退卷的情形外，退卷函的送达回证上一定要有接收人签名，该回证应当及时入卷。
我们要高度重视装订归档的工作，总的来说就是要做到“三个认真”：一是装订前认真检查。看全案的文书材料是否收集齐全，对法律手续不完备的，及时补齐或补救。卷内诉讼文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的判决书、裁定书、调解书，为备日后查考，可保留一份。二是装订中认真仔细。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净，以保护卷宗。卷宗必须用线绳三眼一线装订牢固，间距一致，不越过装订线，不漏订。为防止因案卷材料的薄厚，而致使卷宗装订后松塌的现象，可用皮纸叠成硬窄片衬垫使案卷脊背显得硬朗饱满。三是装订后认真复核。庭长和审判人员应对装订情况进行归档前的复核审查，对不符合归档要求的重新进行装订。
（三）硬件配置不先进。由于诸多原因，我们现在的卷宗装订工具还在沿用多年前的铁锥，停留在电钻打眼装订的阶段，而卷宗资料厚薄有别，以致装订的卷宗资料松塌不整、装订线距离长短不一，外形很不美观。
（四）立卷归档不及时。有的案件结案数月，甚至长达一年以上才立卷归档，造成查阅案件困难。
二、成因
（一）认识不到位。一些同志存在“重案件质量、轻卷宗归档”的思想倾向，更多的将精力和注意力放在了案件审理的质量上，而对卷宗装订和归档却没有给予足够的重视。加之多数卷宗由书记员负责装订，审判人员对书记员装订的卷宗一般不再审查，由于书记员对案件了解程度方面的限制、工作阅历和其他主客观原因，导致归档的案件卷宗存在瑕疵，质量不高。
（二）作风不严谨。 “细微之处见精神”，卷宗装订归档工作细微之处折射出相关人员的司法态度和司法作风。卷宗装订方面存在的有些问题，只需相关人员树立严谨的科学态度和责任意识，是可以避免的。
（三）机制不完善。一种行为规范与否关键看其有无健全的制度约束，卷宗管理也是如此。有的部门卷宗材料的书写、装订、归档无章可循，机制缺失是卷宗质量与档案管理要求有较大差距的一个原因。
三、建议
（一）转变观念，严格责任考核。在思想认识上，把提高卷宗装订归档质量作为提高案件质量的一个重要方面，要严格加强案卷管理，不断完善机制，建立卷宗管理专人负责和部门领导审批审查双向机制，对各项卷宗材料及时收集、分类、保存，案件办结时及时整理订卷，加密归档，切实提高卷宗质量；要严格卷宗质量的监督、检查和考核，将案卷管理作为考核工作成效的重要指标，奖勤罚懒，奖优罚劣，提高干警对卷宗质量的重视程度。
（二）加强培训，提高装订水平。认真组织学习《人民法院诉讼文书立卷归档办法》，定期对卷宗装订人员进行业务知识、卷宗装订知识的培训，提高卷宗装订归档工作的规范性。
（三）完善硬件，搞好物质保障。一是为各审判部门配备装订机和卷宗编页打码机，改变手工装订和手工编写页码的现状，实现标准化装订。二是由中院统一设计制作案卷封签,内容有封签人姓名贴封日期卷内页数，统一制作卷宗骑缝章，以法院为单位编号，统一管理使用。